مساعد/ة إداري/ة (Admin Assistant)

إعلان وظيفة: مساعد/ة إداري/ة (Admin Assistant)

المنظمة: ماري للبحوث والتنمية (MRD)
المسمى الوظيفي: مساعد/ة إداري/ة – Admin Assistant
مكان العمل: دمشق، سوريا
نوع الدوام: دوام كامل

نبذة عن المنظمة

ماري للبحوث والتنمية (MRD) هي منظمة غير ربحية مرخصة تعمل على دعم السلام والتنمية وتعزيز قدرات المجتمع المدني، من خلال تنفيذ برامج ومشاريع في مجالات الحماية، والصحة والدعم النفسي والاجتماعي، وسبل العيش، والأمن الغذائي، والمياه والإصحاح، وبناء السلام، والحوار المدني، وبناء قدرات منظمات المجتمع المدني.

تعلن MRD عن رغبتها في توظيف مساعد/ة إداري/ة (Admin Assistant) للانضمام إلى فريقها في مكتب دمشق، والمساهمة في ضمان سير العمليات اليومية بكفاءة، من خلال تقديم الدعم الإداري واللوجستي، ومتابعة المشتريات والمخزون والأصول، وتنسيق الخدمات والاحتياجات التشغيلية للمكتب والمشاريع.

الهدف من الوظيفة

تتمثل الغاية من الوظيفة في دعم تنفيذ العمليات الإدارية واللوجستية اليومية لمكتب MRD في دمشق، وضمان توفير المستلزمات والخدمات المطلوبة في الوقت المناسب، والمساهمة في تطبيق إجراءات المشتريات وإدارة الأصول والمخزون وحفظ الوثائق التشغيلية وفقاً لسياسات المنظمة ومتطلبات الجهات المانحة.

سيعمل شاغل/ة الوظيفة بالتنسيق مع فرق البرامج والمالية والإدارة والموردين، بما يضمن كفاءة استخدام الموارد، ودقة التوثيق، والالتزام بإجراءات الشفافية والمساءلة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: المهام الإدارية واللوجستية

• متابعة الاحتياجات التشغيلية اليومية لمكتب دمشق، والعمل على تأمين المستلزمات والخدمات الضرورية لضمان استمرارية العمل.
• متابعة احتياجات المكتب من القرطاسية والمواد المكتبية والمستلزمات التشغيلية، وضمان توفرها وفقاً للاحتياجات الفعلية.
• تنظيم ومتابعة المخزون، وتحديث سجلات الاستلام والصرف والأرصدة بصورة دورية.
• متابعة الأصول والموجودات والمعدات المكتبية، وتحديث سجلاتها، والمساهمة في عمليات الجرد الدوري.
• تنسيق خدمات الصيانة والإصلاح والنظافة والاتصالات وغيرها من الخدمات اللازمة لتشغيل المكتب.
• متابعة احتياجات الاجتماعات والتدريبات والفعاليات والزيارات الميدانية، والتأكد من توفر الترتيبات اللوجستية المطلوبة.
• تنسيق حجوزات النقل والإقامة والخدمات اللوجستية المرتبطة بأنشطة المنظمة، وفق الإجراءات المعتمدة.
• متابعة طلبات الخدمات والمستلزمات الواردة من فرق البرامج والمشاريع، وتنسيق الاستجابة لها ضمن الأولويات والموارد المتاحة.
• تنظيم وأرشفة الوثائق الإدارية والتشغيلية وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.
• المساهمة في تحسين تنظيم العمليات اليومية وتحديد الاحتياجات التشغيلية المتكررة واقتراح الحلول المناسبة.

ثانياً: المشتريات والتعامل مع الموردين

• استلام طلبات الشراء من الأقسام المعنية ومراجعة اكتمال المعلومات والمواصفات المطلوبة قبل إحالتها للإجراءات المعتمدة.
• جمع عروض الأسعار من الموردين، وإعداد جداول المقارنة الأولية، وتوثيق العروض والخيارات المتاحة.
• التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات ومتابعة الأسعار والتوافر ومواعيد التسليم.
• متابعة إجراءات الشراء والتوريد وفق سياسات MRD، وحدود الصلاحيات، ومتطلبات الجهات المانحة.
• التنسيق لاستلام المواد والخدمات والتحقق من مطابقتها للطلبات والمواصفات المعتمدة، وتوثيق أي نقص أو تلف أو اختلاف.
• جمع وحفظ وثائق المشتريات، بما في ذلك طلبات الشراء وعروض الأسعار والموافقات وأوامر الشراء ومحاضر الاستلام والفواتير.
• متابعة حالة طلبات الشراء المفتوحة والتوريدات المتأخرة، وإبلاغ المسؤول المباشر بأي تحديات قد تؤثر على سير العمل.
• ضمان توثيق إجراءات الشراء بصورة منظمة وقابلة للمراجعة والتدقيق.
• الالتزام بمبادئ الشفافية وتكافؤ الفرص وتجنب تضارب المصالح عند التعامل مع الموردين.

ثالثاً: الدعم التشغيلي والمالي

• جمع وتنظيم الوثائق الداعمة للمصروفات التشغيلية والمشتريات، والتأكد من اكتمالها قبل إحالتها إلى قسم المالية.
• متابعة الفواتير والإيصالات ومحاضر الاستلام والوثائق ذات الصلة بالمدفوعات التشغيلية.
• التنسيق مع قسم المالية بشأن استكمال الوثائق المطلوبة لمعالجة المدفوعات وتسوية المصروفات.
• المساعدة في إعداد جداول متابعة المشتريات والمصروفات التشغيلية والمخزون والأصول.
• إدخال البيانات التشغيلية وتحديث سجلات المتابعة باستخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel.
• متابعة المستندات الإدارية والمالية المرتبطة بالموردين والخدمات التشغيلية، وضمان أرشفتها بطريقة منظمة.
• الالتزام بالفصل بين المهام التشغيلية والمالية وفق الصلاحيات المعتمدة، وعدم تنفيذ أو اعتماد أي عملية خارج نطاق المسؤوليات الممنوحة للوظيفة.

رابعاً: التنسيق والامتثال وإعداد التقارير

• التنسيق المستمر مع فرق البرامج والمالية والإدارة لتحديد الاحتياجات التشغيلية ومتابعة تنفيذها.
• إعداد تحديثات دورية للمسؤول المباشر حول حالة المشتريات والمخزون والأصول والاحتياجات التشغيلية.
• الإبلاغ عن أي تأخير أو نقص في المستلزمات أو مشكلات في الخدمات أو الموردين قد تؤثر على تنفيذ الأنشطة.
• المساهمة في إعداد تقارير العمليات الدورية وتوفير البيانات والوثائق اللازمة للمراجعة الداخلية أو متطلبات الجهات المانحة.
• الالتزام بسياسات وإجراءات المنظمة المتعلقة بالمشتريات واللوجستيات وإدارة الأصول والسلامة والأمن.
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق التشغيلية والمالية، والتعامل مع جميع السجلات بمهنية ومسؤولية.
• تنفيذ أي مهام إدارية أو تشغيلية أخرى ذات صلة بطبيعة الوظيفة، ضمن نطاق الصلاحيات وتوجيهات المسؤول المباشر.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• شهادة جامعية أو معهد متوسط في إدارة الأعمال، أو الإدارة اللوجستية، أو إدارة العمليات، أو المحاسبة، أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة عملية لا تقل عن سنة واحدة في مجال الإدارة أو اللوجستيات أو المشتريات أو الدعم التشغيلي، ويفضل ضمن المنظمات غير الحكومية أو منظمات المجتمع المدني.
• معرفة جيدة بإجراءات المشتريات، وجمع عروض الأسعار، وإدارة المخزون والأصول، وحفظ الوثائق التشغيلية.
• مهارات جيدة في استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel لإعداد جداول المتابعة وتنظيم البيانات.
• القدرة على تنظيم الوثائق والسجلات ومتابعة الطلبات والمشتريات بدقة.
• مهارات جيدة في التواصل والتنسيق والتعامل المهني مع الموردين ومقدمي الخدمات.
• القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة عدة مهام في الوقت نفسه والالتزام بالمواعيد النهائية.
• القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الأقسام المختلفة.
• النزاهة والشفافية والالتزام بالسرية المهنية وتجنب تضارب المصالح.
• القدرة على العمل في بيئة ديناميكية والاستجابة للاحتياجات التشغيلية العاجلة.

المهارات الإضافية المفضلة

• خبرة سابقة في إدارة العمليات أو المشتريات ضمن المشاريع الممولة من الجهات المانحة.
• معرفة بمتطلبات توثيق المشتريات وإجراءات التدقيق المالي والتشغيلي.
• خبرة في إعداد جداول مقارنة عروض الأسعار وسجلات المخزون والأصول.
• إجادة اللغة الإنجليزية، وخاصة في قراءة المراسلات والمواصفات والوثائق التشغيلية، تعتبر ميزة إضافية.

الراتب ومكان العمل

• الراتب الشهري: 535 دولاراً أمريكياً.
• مكان العمل: مكتب MRD في دمشق، سوريا.
• نوع العقد والمدة: يُحددان وفق احتياجات المشروع وإجراءات التوظيف المعتمدة لدى المنظمة.

تكافؤ الفرص

تلتزم ماري للبحوث والتنمية (MRD) بمبادئ تكافؤ الفرص وعدم التمييز، وتشجع جميع المرشحين المؤهلين على التقدم للوظيفة. كما تتوقع من جميع الموظفين الالتزام بمدونة السلوك والسياسات الداخلية للمنظمة ومبادئ النزاهة والمساءلة والاحترام المهني.

How to apply

تقدم الآن

https://forms.gle/6qQ9Wfb4LkQaFxxs9